Komunikat Komisji w sprawie zaleceń skierowanych do sądów powszechnych w zakresie doręczeń dokumentów sądowych przez Portal Informacyjny w okresie przejściowym

Informacja o zaleceniach skierowanych do sądów powszechnych w zakresie doręczeń dokumentów sądowych przez Portal Informacyjny w okresie przejściowym (do momentu integracji sądowych systemów repertoryjno – biurowych z Portalem Informacyjnym Sądów Powszechnych – dalej: „PI”)

Poniżej przekazujemy informacje zawarte w piśmie z dnia 2 lipca 2021 roku Zastępcy Koordynatora Krajowego ds. informatyzacji sądownictwa powszechnego skierowanego do Prezesów sądów powszechnych – dalej: „Zalecenia”. Wspomniany dokument dotyka istotnych kwestii związanych z funkcjonowaniem PI, co w istocie może wpływać na praktykę sądów powszechnych w zakresie doręczeń pism sądowych pełnomocnikom.

Z treści Zaleceń wynika, że:

Zakres pojęcia pisma sądowe obejmuje wszelkie pisma wytwarzane przez sądy, m.in. orzeczenia, uzasadnienia, wezwania, zawiadomienia, itd. – szczególnie, że § 68 ust. 1 i 2 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 czerwca 2019 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej definiuje dokumenty sądowe łącznie obejmując tym pojęciem zarówno orzeczenia, uzasadnienia, ale także wezwania i zawiadomienia. W konsekwencji z Zaleceń wynika, że przez Portal doręczane będą wszystkie wezwania, zawiadomienia lub orzeczenia (np. nakazy zapłaty doręczane pełnomocnikowi powoda). Co więcej, zdaniem autora Zaleceń, brak jest podstawy do wyłączenia z kategorii pism sądowych innych orzeczeń czy uzasadnień, zatem te również winny być objęte obowiązkiem doręczenia przez PI (art. 15 zzs⁹ ust. 2 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych – dalej: „nowelizacja”). Nasza uwaga: autor Zaleceń dokonuje rozszerzającej wykładni pojęcia pisma sądowego podlegającego doręczeniu przez PI, bowiem zgodnie z treścią Załącznika nr 3 do w/w zarządzenia Ministra Sprawiedliwości wśród orzeczeń nie wymagających podpisu wymienia się jedynie nakazy zapłaty wydane w postępowaniu upominawczym zgodnie z KPC oraz postanowienia niezaskarżalne środkiem odwoławczym, a tylko pisma nie wymagające podpisu mogą być doręczane przez PI. Brak wśród nich innych orzeczeń oraz uzasadnień.
Autor Zaleceń sugeruje, by Prezesi właściwych sądów, w drodze zarządzenia, dokonali rozszerzenia katalogu pism wysyłanych bez podpisu własnoręcznego o orzeczenia (wraz z uzasadnieniem), protokoły, pisma i wychodzące z wydziału na zewnątrz zarządzenia ze spraw, o których dane gromadzi się w systemie o ile podlegają one doręczeniu profesjonalnemu pełnomocnikowi przez PI. Pkt. 1 załącznika nr 3 do zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 czerwca 2019 roku w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej pozostał w tym zakresie niedostosowany do warunków nowelizacji, co może rodzić wątpliwości, które pisma – jako wysyłane bez podpisu i pieczęcie – mogą być doręczane przez PI. Nasza uwaga: praktyka w zakresie precyzowania rodzajów pism, które mogą być wysyłane bez podpisu za pomocą PI zaczyna się już kształtować – w załączeniu przesyłamy zarządzenie nr 73/21 Prezesa Sądu Apelacyjnego w Rzeszowie z dnia 9 lipca 2021 roku, które dotyczy wyłącznie pism doręczanych przez PI w Sądzie Apelacyjnym w Rzeszowie. Warto podkreślić, że Prezes Sądu Apelacyjnego w Rzeszowie nie zdecydował się na rozszerzenie katalogu pism wysyłanych bez podpisu za pomocą PI. Należy założyć, że Prezesi poszczególnych Sądów z apelacji rzeszowskiej również będą precyzować katalog pism podlegających doręczeniu w PI w drodze tego typu zarządzeń.
Zdaniem autora Zaleceń, z treści przepisu art. 15 zzs⁹ ust. 2 nowelizacji wynika konieczność posiadania przez pełnomocników kont w Portalu Informacyjnym. W sytuacji braku posiadania konta przez pełnomocnika wskazuje się na możliwość doręczenia mu pierwszej korespondencji tradycyjnie na podstawie art. 15 zzs⁹ ust. 5 nowelizacji z jednoczesnym zobowiązaniem go do założenia konta w portalu (np. wyznaczenie miesiąca czy też dwóch z uwagi na krótkie vacatio legis nowelizacji). Nasza uwaga: żaden przepis prawa nie nakłada wprost na pełnomocników obowiązku posiadania konta w PI, pogląd zaprezentowany przez autora Zaleceń jest wynikiem rozszerzającej wykładni art. 15 zzs⁹ ust. 2 w/w ustawy.
Przepisy art. 15 zzs⁹ ust. 2 zdanie 2 oraz art. 15 zzs⁹ ust. 5 stanowią podstawy doręczania pism z pominięciem PI. Na przykład w sytuacji, gdy doręczana jest opinia biegłego, zobowiązanie do zajęcia wobec niej stanowiska powinno być zawarte w osobnym piśmie doręczanym wraz z opinią. Jeśli na skutek jakiegokolwiek błędu pismo to doręczone zostanie przez PI, a nie wraz z opinią, to terminem do wykonania czynności będzie termin liczony od daty doręczenia opinii. Jeżeli adresat odczyta pismo przewodnie opublikowane w PI i odbierze pismo dołączone do opinii, to termin wyznacza doręczenie pisma z opinią (art. 15 zzs⁹ ust. 2 zdanie 2). W przypadku gdy doręczenie realizowane jest na podstawie zarządzenia wydanego w oparciu o art. 15 zzs⁹ ust. 5, istotne jest aby to samo pismo jako doręczane nie było publikowane w PI lub też publikowane było z wyraźnym wskazaniem w treści, że podlega doręczeniu na zasadzie art. art. 15 zzs⁹ ust. 5 nowelizacji.
Publikacja danych w PI odbywa się po zasileniu bazy danych po godzinach pracy sądu lub w cyklu nocnym. W praktyce może zatem dochodzić do umieszczania w PI pism w dni wolne od pracy (wolne ustawowo lub w sobotę). Zdaniem autora Zaleceń taka sytuacja nie narusza praw pełnomocników, ponieważ będą mogli podjąć świadomą decyzję o tym, czy odebrać pismo w sobotę lub w niedzielę (na analogicznych zasadach jak dzisiaj dzieje się to przy doręczeniach tradycyjnych). Zdaniem autora Zaleceń, nie narusza praw pełnomocnika rozpoczęcie biegu 14-dniowego terminu na odbiór pisma – w sobotę lub niedzielę, szczególnie że z uwagi na treść przepisu art. 115 kc w takim przypadku bieg tego terminu zakończy się w pierwszy dzień roboczy przypadający po dniach wolnych, co w konsekwencji realnie wydłuży termin.
Skutek doręczenia zgodnie z treścią art. 15 zzs⁹ ust. 3 nowelizacji następuje z datą zapoznania się przez pełnomocnika z treścią pisma – w momencie „kliknięcia” na guzik umożliwiający odczytanie dokumentu w formacie .doc lub .pdf. Samo zalogowanie się do PI nie powoduje odbioru pism procesowych. W razie braku odczytu pisma uznaje się je za doręczone po upływie 14 dni od daty zamieszczenia ich na PI.
Użytkownik PI może upoważnić inną osobę do dostępu do dokumentów na jego koncie w PI. Pomimo brzmienia § 132 rozporządzenia Regulamin urzędowania sądów powszechnych, który wskazuje, że zakładanie subkonta przewidziane zostało w celu udzielenia wyłącznie wglądu do sprawy, z uwagi na treść nowelizacji należy przyjąć, że w razie odbioru pisma przez PI przez osobę działającą w imieniu adresata z jego subkonta (substytut), dochodzi do skutecznego doręczenia pisma za pośrednictwem PI. Jeżeli jedna ze stron ma więcej niż jednego pełnomocnika, a z akt nie wynika, aby któryś był upoważniony do doręczenia, za datę odczytania pisma ze skutkiem doręczenia dla strony należy traktować datę odczytania pisma przez któregokolwiek z pełnomocników (tego, który pierwszy zapoznał się z pismem w PI).
Nazwa doręczanego w systemie pisma powinna zawierać informacje – jakie to pismo, z jakiej daty, do kogo jest skierowane, np.: „postanowienie 30.06.2021 – wynagrodzenie biegły J. Kowalski – r. pr. J. Nowak, adw. K. Iksiński. Nasza uwaga: Jak się wydaje, autorowi Zaleceń chodziło o odejście od dotychczasowej praktyki, gdzie pisma sądowe umieszczane w PI nie były opisywane w sposób umożliwiający ich jednoznaczną identyfikację, częstym przypadkiem było tytułowanie pism jako pisma „O wszystko”. Ta praktyka ma teraz ulec zmianie. Forma nazewnictwa dokumentów ma być ujednolicona przynajmniej w obrębie wydziału. Dane w nazwie dokumentu mają bowiem istotną funkcję dla stron uprawnionych do przeglądania sprawy w PI – informują je, czego dotyczy dany dokument.
W przypadku wysyłki orzeczenia z uzasadnieniem za pomocą PI – dokumenty te mają być scalane w jeden plik, np. wyrok + uzasadnienie. Same zarządzenia o doręczeniu pism również podlegać będą publikacji w PI, z treści tych zarządzeń powinna wynikać informacja, czy są to pisma sądowe doręczane tradycyjnie pocztą, czy za pośrednictwem PI. Zdaniem autora Zaleceń jest to informacja szczególnie ważna szczególnie w najbliższym okresie po wejściu w życie ustawy, kiedy występować będzie szczególna niepewność co do tego, czy nie zarządzono doręczenia tradycyjnego.
Pisma wydane przed 03.07.2021 r., co do których zarządzono doręczenie ze statusem: zatwierdzone do publikacji, a doręczane po tej dacie, doręczane są tradycyjnie za pośrednictwem poczty. Ewentualna zmiana takiej decyzji o doręczeniu wymaga wydania zarządzenia o zmianie sposobu doręczenia, a zarządzenie zmieniające powinno zostać opublikowane po 3 lipca 2021 roku.
Decyzje/orzeczenia wydane po 03.07.2021 typu: zarządzenie o zwrocie pozwu/wniosku, postanowienie, nakaz zapłaty, kierowane do pełnomocników nie wymagają tworzenia pism przewodnich.
W razie doręczania jednego dokumentu (np. wyroku z uzasadnieniem) należy tworzyć jedno pismo przewodnie skierowane do wszystkich adresatów, np. do wszystkich pełnomocników wnioskujących o doręczenie odpisu wyroku z uzasadnieniem. W takiej sytuacji uniknie się ryzyka dokonywania interpretacji, czy w przypadku gdy profesjonalny pełnomocnik A zapoznał się z przesyłką adresowaną w PI do pełnomocnika B zawierającą tę samą treść – to pismo odebrał pełnomocnik A, czy B.